Privacy Policy
Effective date: April 24, 2026
Email: saeed.sarfarazi@physicalai.ca
English
This Privacy Policy explains how the Canadian Physical AI institute (CPAI) collects, uses, stores, and discloses personal information through this website and related volunteer, speaker, and project application channels.
What we collect
- Contact details such as your name, email address, and any information you include when you contact CPAI.
- Professional and volunteer information such as your role, skills, organization, LinkedIn profile, portfolio links, project interests, and availability.
- Application materials you submit through external services linked from this site, including Google Forms or email workflows.
- Basic technical information that may be generated automatically by web hosting or email systems, such as server logs or message metadata.
How we use personal information
- To respond to questions, invitations, and collaboration requests.
- To review volunteer, speaker, contributor, ambassador, and research-sprint applications.
- To send updates you requested, including newsletter or program announcements.
- To administer CPAI activities, maintain records, and protect the security and integrity of our website and communications.
- To meet applicable legal, regulatory, or governance obligations.
How we share personal information
CPAI does not sell personal information. We may share information only with service providers or platforms reasonably necessary to operate our website, email, or application workflows, or where disclosure is required by law. If you submit information through a third-party platform linked from this website, that provider’s privacy practices also apply.
Retention
We retain personal information only for as long as reasonably necessary for the purposes described above, subject to legal, operational, and record-keeping requirements. Information that is no longer required will be deleted, anonymized, or securely archived, as appropriate.
Your rights
Subject to applicable law, you may request access to personal information we hold about you, request correction of inaccurate information, or withdraw consent to future communications. You may also contact us with questions or complaints about how your information is handled.
Contact
For privacy-related requests, contact Saeed Sarfarazi, Privacy Officer, at saeed.sarfarazi@physicalai.ca.
Français
La présente politique de confidentialité explique comment l’Institut canadien de l’IA physique (CPAI) recueille, utilise, conserve et communique des renseignements personnels par l’intermédiaire de ce site web et des canaux connexes de candidatures de bénévoles, de conférenciers et de collaborateurs.
Renseignements recueillis
- Des coordonnées comme votre nom, votre adresse courriel et toute information que vous transmettez lorsque vous contactez la CPAI.
- Des renseignements professionnels et de contribution bénévole comme votre rôle, vos compétences, votre organisation, votre profil LinkedIn, vos liens de portfolio, vos intérêts de projet et vos disponibilités.
- Les documents de candidature transmis au moyen de services externes reliés à ce site, y compris Google Forms ou des flux de travail par courriel.
- Des renseignements techniques de base pouvant être générés automatiquement par l’hébergement web ou les systèmes de messagerie, comme les journaux de serveur ou les métadonnées des messages.
Utilisation des renseignements personnels
- Répondre aux questions, invitations et demandes de collaboration.
- Évaluer les candidatures de bénévoles, de conférenciers, de contributeurs, d’ambassadeurs et de sprints de recherche.
- Envoyer les mises à jour demandées, y compris les annonces de programmes ou d’infolettres.
- Administrer les activités de la CPAI, tenir des dossiers et protéger la sécurité et l’intégrité du site web et des communications.
- Respecter les obligations légales, réglementaires ou de gouvernance applicables.
Communication des renseignements personnels
La CPAI ne vend pas de renseignements personnels. Nous pouvons communiquer des renseignements uniquement à des fournisseurs de services ou des plateformes raisonnablement nécessaires à l’exploitation du site web, des courriels ou des processus de candidature, ou lorsque la loi l’exige. Si vous transmettez des renseignements au moyen d’une plateforme tierce reliée à ce site, les pratiques de confidentialité de ce fournisseur s’appliquent également.
Conservation
Nous conservons les renseignements personnels seulement pendant la durée raisonnablement nécessaire aux fins décrites ci-dessus, sous réserve des exigences légales, opérationnelles et de tenue de dossiers. Les renseignements qui ne sont plus nécessaires seront supprimés, anonymisés ou archivés de manière sécuritaire, selon le cas.
Vos droits
Sous réserve des lois applicables, vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, demander la rectification de renseignements inexacts ou retirer votre consentement pour les communications futures. Vous pouvez également communiquer avec nous pour toute question ou plainte concernant le traitement de vos renseignements.
Responsable
Pour toute demande relative à la vie privée, communiquez avec Saeed Sarfarazi, responsable de la protection des renseignements personnels, à saeed.sarfarazi@physicalai.ca.